本文讨论原创知识图的表达方法，不规定行业统计编码或正式安全标志。书架、区域与数量全部是本站自创的虚构练习，没有实际盘点或用户测试。这里把“缺失”理解为当前图中未取得所需信息；真实项目应沿用其已有定义，并把本文设计建议与项目规则分开。
先把空白背后的情况写成文字
面对一块空白，先问它表示什么：已经检查过而没有目标物，还是没有看过？也可能是材料被遮挡，或这个位置根本不属于统计对象。只有把状态说清楚，纹样才有可以表达的含义。不要从一张没有图例的旧截图反推“白色一定等于零”，因为它可能只是绘图者没有填入信息。
可先建立一张状态表，把名称、定义和如何得到这个状态写在同一行。比如“未观察”指本次尚未清点；“无法辨认”指已查看材料但读不到必要信息。这两项的下一步不同：前者需要进行观察，后者需要寻找更清楚的材料；合并成“无数据”虽然方便，却可能隐藏实际缺口。
零值有观察范围，不等于什么都没有
写零之前，应已经完成相应范围内的检查。例如只清点某格书架上的图书，记录零册只能说明本次没有查到符合本次定义的图书，不能延伸成该格没有任何物品，也不能说明过去从未放过书。把计数对象、范围和时间写在图旁，零值才不容易被扩大解释。
同样，不适用不是零。若一块位置被明确划作不可存放图书的展示说明区，它可以在本练习中标为不适用；不应为了方便相加，悄悄给它补上零册。是否应进入分母、合计或比较，需要先看本次问题如何定义，不能由图案的颜色来决定。
原创练习：四个区域，四种明确状态
设定我们只记录当前四个标号区域中的图书册数。A 格已经清点，有3册；B 格已经清点，没有图书，记0册；C 格被遮挡，尚未完成清点，数量未知；D 区是题设明确划出的说明牌位置，不属于图书存放区域，记不适用。题设不提供任何人的真实物品信息，也没有给C格设定隐藏数量。
图上可以给A写“3册”，B写“0册，已清点”，C加一组斜线并写“待清点”，D使用另一种边框并写“不适用：说明区”。这些标记只是本页拟定的方案，并非标准符号。若空间不足，至少保留区域编号和简短状态，旁边提供对应说明，不能把关键信息全部挤进读者找不到的备注。
这张图目前能够给出的数是“已清点的A、B两格合计3册”；C格尚未知，不能宣布全部存放区域总共只有3册。也不能把D作为第四个零值参与平均后报告一个代表整张图的结果。决定汇总范围时，应把哪些区域已经有数、哪些被排除及排除原因一并写出。
缺失状态不要挤进数量的深浅顺序
假如用由浅到深的填充表示册数，未知区域不宜直接使用“最浅”的一档而不加说明，否则读者可能把它看成数量最少。可以给未知状态增加独立纹样，并用文字明确它不属于数量等级。纹样的角色是提示状态不同，不负责让读者猜出一个不存在的数值。
同时保持视觉负担适当。若整张图已经有密集虎纹和细边框，再给每种状态叠加一层斜线，可能使区域难以辨认。可把装饰纹样移到标题区，在数据区域使用更简单的标记。是否清楚要回到实际观看尺寸检查，不以放大画布上的精细程度代替阅读效果。
图例、正文与表格用同一套状态名
如果图例写“待清点”，正文却写“缺失”，下载表中又用一个没有说明的横杠，读者需要猜测三者是否相同。最好在首次出现时建立对应关系，以后沿用名称；确实需要缩写，就在图例中写出全称。表示数量的0、表示未知的文字和表示不适用的标记，不应共享一个未解释的空格。
也要区分底图残缺与数据未知。截图右边被裁掉，并不能证明右侧区域原本没有记录；准确说法是当前图像未展示该部分。若你是在整理别人提供的残缺图，只标出可见范围与缺口，不能替原作者给被裁掉的区域填上状态。新的整理图若加入自己的判断，应明确标成整理说明。
后来补齐资料，只更新有依据的位置
继续虚构练习：之后C格已清点，发现2册。可以将C从“待清点”改成“2册”，同时记录这次更新时间和完成范围。此时A、B、C三格合计为5册，D仍不适用；不能因为补齐了C，就顺手把D也改成可参与数量比较的区域。原记录可保留为先前版本，便于知道此前的3册只覆盖A、B。
若后来只是获得一张更清晰的C格照片，却仍无法确认其完整范围，就不应强行写成已经清点。可以将下一步改为“核对完整区域”，保留未知状态。更新图例时还要检查旧版说明是否仍被引用，避免同一个斜线符号在新旧两版中悄悄改变含义而未作提示。
输出前用三个问题读一遍图
第一问：我能否找到一处零值并说明它为什么是零？第二问：我能否找到未知区域，并知道缺少哪项信息？第三问：我能否指出不适用的范围及理由？如果只能按颜色叫出“浅灰、深灰、白色”，还没有证明图例表达了这些区别。
随后按实际用途看一份缩小图或黑白样张，确认数字、状态名和区域编号没有消失。这里只是建议怎样开展自查，不报告已经做过的用户测试。如果需要分享单个区域的截图，连同必要图例和统计范围一起保留，让局部图也能说明自己知道什么、尚不知道什么。
常见问题
未知区域能先填0，等以后再改吗？
这会把未取得信息写成已确认的数量。更合适的是保留待清点或未知状态，汇总时说明覆盖范围；以后有依据再更新数值。
空白区域和不适用可以共用一种底色吗？
可以由设计者选择底色，但必须有其他明确线索区分含义。若同一底色又没有文字或图例，读者就无法知道空白属于哪一种状态。
只看见截图缺了一角，能给那一角标未观察吗？
应先写当前截图未展示该部分。图像缺角不能说明原始记录是否观察过，也不能推断原图中该区域的状态；需要核对完整材料。
图例越来越多时怎么办？
先检查哪些状态确实服务当前问题，能否通过文字说明或分图处理。不要为了减少图例，把零值、未知和不适用合并成一个无法解释的符号。